视觉中国

常看我文章的朋友，也许还会记得，我曾经提到过：我会不断去探索各种新的工具，对比它们的优劣点，尝试组合、搭配它们的功能，来满足自己的需求。最终，再留下一两款最顺手的。

比如，任务管理方面，我测试过三十多款工具，最终留下的就是滴答清单。

包括我自己归纳总结的 AFD 时间管理法，也是基于滴答清单（以及相似的 Todo List 工具）开发出来的。

但这并不意味着其他工具就不好 —— 实际上，滴答清单在这个领域里面，并不是功能最强大的，也并不是最方便、简洁的，只是它恰好在各个维度，都达到了一种「还不错」的平衡感。

轻便，简洁，灵活，没有短板，这就是我用它的理由。

这阵时间，也不断有读者在后台问：针对我的情况，能否推荐一些更有针对性的工具，来帮助我管理好生活和工作？

所以，今天不谈太复杂的内容，也没有什么干货，纯粹跟大家聊一聊：那些我测评过、觉得还不错的任务管理工具。

希望能帮助你，找到最适合自己的情景和方式，来更好地管理自己的生活。

1. MyLifeOrganized

对这款工具，我蛮有感情。因为，这是我三四年前，还在上班时，主力使用的工具。

那阵子，手头上常常有好几个项目，有的进度跨越好几个月，千头万绪，需要各种跟进和盯紧，滴答清单就有些不够用了。

于是，就换用了这款工具，MLO。

可以说，它是 Windows 平台上，功能最强大的管理工具，也是完全按照 GTD 的理念设计的工具。

用 Mac 的朋友，对 OmniFocus 可能不会陌生 —— MLO 就是对标 OF，功能上非常相似，只不过是两个不同的系统平台。

话不多说：MLO（以及OF）最强大的地方，在于完全100%灵活的情景过滤箱设置。

什么意思呢？

简单来说：在 MLO 中，我可以给每一项任务，设置紧急性、重要性、情景、标签、负责人、星标、完成程度……等诸多参数，然后，再用一个函数功能，把符合要求的所有项目列出来，呈现在我面前。

举个例子：

我手头上有三个项目（Project），每个项目都有十来项工作，有的进展到阶段1，有的进展到阶段2、阶段3……我每天上班时，需要知道：有哪些工作还处于阶段1，需要我去跟进和催促，该怎么办呢？

我新建一个视图面板，用函数功能，要求罗列出「三个项目下所有处于阶段1的工作」，保存，就行了。

这样，以后每次到公司，直接点击这个面板，我就能看到所有处于阶段1的工作，可以立刻有条不紊地去把控。

这就是一种「过滤」用法。这个面板就是「过滤箱」。

类似的用法还有非常多，只要你能想到，基本都可以实现。

比如：为「电脑」「手机」「外出」等情景设置过滤箱。这样，当你在通勤路上时，打开对应的「手机」过滤箱，就可以看到适合在「手机」情境下处理的事情。

当你拜访客户时，打开「外出」过滤箱，就能够看到需要一并在外面处理的事情。

诸如此类。

当然，这个功能，现在滴答清单也有了，只是还没有 MLO 这么智能和全面。

话说回来，MLO 也有很明显的缺点。

1）价格高昂。

MLO是按年收费。每年的授权费是200多块人民币，而且，网络同步功能需要另外付费，否则就只能在一台电脑上使用。

另外，每次 MLO 更新大版本，都需要重新付费购买，当然有一定的折扣。

最近刚好更新到了 5.0，官网的政策是2017年1月后购买的用户，可以免费升级，其他用户需要付费。中国地区有优惠。

2）网络连接有问题。

由于众所周知的原因，MLO 的网络同步并不通畅，必须时刻挂着代理，这又是一笔费用和麻烦。

3）移动端体验一般。

这是绝大多数 GTD 工具的通病：移动端操作非常繁琐，不近人情。MLO 也不例外。这也是令我最终放弃它的最大原因。

适合：主力用电脑工作，事务繁多的管理人员。

2. Nozbe

很少有工具，能令我刚上手时，就直观地感受到「这是一个专业团队做出来的」 —— 但 Nozbe 做到了。

测试这款工具的时候，各种熨帖的设计、细节、功能，不断令我感觉到：作者一定也是一个，对时间管理和任务管理颇有心得的专家，因为他的设计太「跟手」了。

举个最简单的例子：

绝大多数任务管理工具的视图面板，都严格按照时间来设置：今天，明天，以后（someday）等等 —— 这其实不怎么科学。

比如：我现在手上有个重要的任务，下周一要交，但是它特别重要，那么，我应该为它分配到哪一天呢？

今天？下周一？还是今天到下周一之间的每一天？

传统的工具很难处理这种问题，但 Nozbe 做得很好：它的默认视图是「优先」（也就是星标）：任何任务，不管它隶属于哪个项目、哪一天，只要你觉得它是重要的，需要处理，点一下星标，它就会在这里出现。

然后，只需打开 Nozbe，在默认的视图里，你就会看到所有这些你标了「优先」的任务，可以完全专注去处理它们。

这是一种非常适合聚焦的做法。手头上有许多重要任务的人，一定会理解这个痛点。

不止如此，Nozbe 也提供了项目、团队的设置 —— 你完全可以用它兼任一部分的项目管理工作。这对于小团队来说，尤其高效。

另一个很赞的点，在于：Nozbe 是基于网页的，无论你用电脑访问，还是用手机，本质上都是访问同一个东西，只是做了适配。这就很适合多平台。

这里要吐槽一点：

很多工具标榜自己是「高效任务管理」，但只提供移动端APP，连网页端都没有 —— 这算什么高效任务管理呢？有多少人会用手机完成100%的生产力工作？还是说工作时，电脑边同步放一个手机，做完一项，再到手机上勾掉一项？

至少，在手机能取代电脑之前，不能跨平台的工具（尤其是只有APP的工具），基本都是玩具。

当然，Nozbe 的缺点也是一样的：价格昂贵，以及连接上稍微不是那么流畅。

它最便宜的模式是每月48米，比起 MLO 还要贵一些。

适合：自由职业者，个人小型工作室。

3. ToodleDo

这是一款很有意思的工具。

它想做一个很有野心的事情：集成了五合一的功能，完全成为你生活的管家。

哪五合一呢？任务管理，笔记，大纲，清单，习惯和目标管理。

这就使得「一站式」工作管理成为可能。试想：

工作时，打开 TodoList，处理任务。

一边做着，一边把任务过程中的要点、Tips，记录到笔记栏里面。

突然，需要草拟一个方案（或报告），打开大纲栏，直接写起来。

写完报告，需要收集一些素材，打开清单栏，新建一个项目，把收集到的资料一条条记录上去。

最后，下班回到家了，打开目标管理，发现今天还有100页书没看，赶紧行动起来。

……

这就是一个典型的使用场景。也是 ToodleDo 希望帮助你做到的事情。

不得不说，ToodleDo 的功能是非常强大的：

时间管理方面，各种参数、设置、文件夹，该有的基本都有；

笔记系统，用起来很顺手，搜索功能也很强；

清单系统，自定义非常灵活，可以设置星级、打分等各种格式的单米格，还支撑筛选和搜索功能……

但是，用起来，总会有一种样样俱全，但每一样都缺了点东西的感觉。

记录灵感和备忘录吧，它没法贴图；

收集素材吧，操作又太繁琐，不够自然；

大纲功能是不错，可又没办法跟笔记和清单联动；

……

所以，用了一阵子，最终还是弃掉了。

当然，它的优点也很明显：完全免费；全网页访问；连接速度还可以……

适合：喜欢一站式平台、大而全功能的人。

4. Notion

我不止一次推荐过这款工具。这绝对是我这几年以来，见过的，最具震撼力和突破性的软件。

它已经不是单纯的笔记工具或时间管理工具了 —— 你很难用一个标签去定义它，因为它的模式非常新颖。

简单来说，它的思路是这样的：事先定义了各种「部件」，比如单选框、标题、子标题、注释、链接、文件、引用……

这些不同的内容格式，在 Notion 看来，就是一个个「部件」。你可以用它们来承载相对应的内容

然后，再通过把不同的部件进行组合，像搭积木一样，搭建出自己的一整个页面和系统。

想做一个读书笔记模板？想收集影评和打分？想记录自己的愿望和财务储蓄？想管理好时间、任务和团队协作？统统没问题。

基本上，只要你想到的东西，都可以用这些积木「堆」起来，让它成为你专属的模板。

比起 Excel，它的自定义更灵活，多媒体功能更强 —— 你可以把不同部件，拼接成更大的部件，再拼接成更大一级的部件、页面模板……在不同的场合应用。并且，附加链接和附件，都不是问题。

可以说，在灵活性和自定义方面，它几乎做到了极致。

因此，它刚出来的时候，我就感觉，这个模式将会大放异彩。

不过，缺点也很明显：它对新人不太友好，不适合喜欢简洁、轻便的用户。你必须先去折腾它，打造出自己的一套模式，用起来才会更高效。

另外，稍稍有点略显臃肿了。国内的连接也不方便，需要挂代理。

适合：喜欢鼓捣新事物，需要高度灵活性的用户。

5. 其他

最后，再推荐几款体验还不错的工具，作为补充吧。

Todoist：整体非常接近滴答清单，轻便简洁，颜值高。操作非常便捷，树形视图很赞，但UI的信息密度有些低。

Remember The Milk：非常老牌的工具，跟滴答清单、Todoist是一类的，操作上只有细节的区别。可以试试。

Trello：高度自定义的协作工具，更适合用来做团队沟通协作，个人用也未尝不可，但不是特别方便。

印象笔记：这是我的主力知识库。用来做时间管理也可以，但任务一多起来，就不是很方便了。

最后，如果你是纯苹果用户，轻便的选择也可以考虑用 Bear，重度的方案则用OmniFocus。

当然，工具始终只是工具，关于如何应用的方法论、技巧，后面也会继续分享。

希望能给你一些启发。: )