在日常的工作、学习和生活中，我们总是避免不了效率问题，我们也总是希望能够学习和**一套高效方法，从而在任何方面都做到游刃有余。然而，世界上并不存在通用的高效生产力系统。

每一天，都只有24小时，不多不少。对于生活在地球上的所有人而言，大家拥有的唯一相同资源，可能就只有时间。因此，高效的时间管理这项技能才显得如此稀缺。

如果懂得如何规划自己的效率和工作，就会给你一种优势，让你变成时间管理行家。然而，并不是人人都有这种优势。高效地管理自己的时间，一点都不简单，一些人可能会借助于某种系统来管理自己的各项工作，而有些人可能根本不知道从何而起。

在这篇文章中，我将讨论如何打造并构建一套属于自己的效率系统，从而高效地管理自己的时间。

要实现这一目的，只需要按照以下五个步骤来执行：

先删除，再优化构建你的效率系统加入效率诀窍找到真正要解决的问题高效地授权一、先删除，再优化

我自己储存的照片和视频录像，容量已经超过了300G。

自智能手机推广应用以来，我们可以随时随地拿着手机拍照，记录生活中的美好时刻。过去几年来，我拍摄了成百上千的照片和视频。不久之前，我把所有的图像和视频文件全部转移到了Dropbox云盘，同时还把它们全部备份在了一个**硬盘中，以防万一。

整理照片的**中，其实有一个比较棘手的问题。很多时候，对于同一处景象，我可能拍摄了若干张相同或相似的照片。所以，我不得不花时间挑选最满意的照片，然后再把其它的照片删掉。之后再单独新建一个文件夹，并把这些整理好的照片放进去，再按年份归类整理所有的文件夹。

通常情况下，我都是直接在Dropbox云端中直接完成上述整理步骤的。这就意味着，我电脑和**硬盘中的照片还是“老样子”，并没有同步更新。但每当从手机中转存新照片时，我又是直接把它们转存至电脑系统盘中的。

前不久，我去了日本和美国旅游。回家后，我想把相机里的所有照片转存出来并进行整理。

然而，问题马上就来了：应该把照片转存到哪里去？

Dropbox文件夹中的照片都是整理过的，所以并不是所有的照片都在Dropbox。之前所有的照片肯定都在电脑的硬盘上。至于**硬盘，我也不太确定到底有哪些版本的照片。

所以我决定，我必须要行动起来，一次性把所有的照片都进行同步整理和归类。

而整理的第一步，我选择先删照片。实际上，那300G的照片和视频，大多都是重复的，或者拍摄效果不好。所以，实际有用的照片也许只有100G。然后从中再删掉一些不重要的照片，应该可以做到只剩40G至60G左右的照片。

于是，我大胆地把所有文件夹的照片都导入了一个相同的文件夹，就开始**删掉所有的重复文件。在这个**中，我也借助了一个软件，从而让软件帮我自动删除相关文件。

此外，我还运用了一个高效时间管理法则——二八定律，来快速地完成这个动作：其中20%的照片和视频，是否占据了80%的存储空间？

这个答案，非常明显。许多重复拍摄的视频片段占了大部分存储空间，所以不到五分钟的时间后，所有的文件就只剩下200G了。

然后，我就必须地手动挑选希望留下的照片。注意，这里是选择留下的照片，而不是选择删掉的照片。

之所以这样做，是因为我之前在日本整理收纳达人麻理惠（Marie Kondo）著作的《怦然心动的人生整理魔法》（The Life-Changing Magic of Tidying Up ）一书中，阅读到的这样一句话：

重要的，不是要丢弃什么，而是要保留什么。

当你只保留你喜欢的东西，你会爱上每一张照片的。

现在，每天花上我都会找十分钟的时间，浏览这个文件夹，并挑选出我想保留的文件。我想，应该用不了几周，就可以完成这个任务。这里就涉及到第二步——借助某个效率系统。

这样做有什么好处？对于手上所有的东西，直接开始优化整理，实际上是一个经典的新手错误。

如果你想对你的日常工作进行优化，你应该把所有的任务写在一张纸上。然后，花几分钟进行思考。对于每一项任务，都要问自己这样一个问题：这项任务能不能帮你实现目标？

只要是不能帮你实现目标的任务，统统删掉。先删掉，再优化。

二、构建你的效率系统

一旦把不重要的东西删掉过后，就只剩下可以帮你实现目标的任务了。接下来，就应该构建一套属于自己的效率系统，从而按重要性对各项任务进行排序，并依此完成。

不过，首先要注意的是，世界上并没有完美的效率系统。你应该根据自己的需求和工作习惯**，构建一套属于自己的效率系统。

你可以借助现有的各种效率系统，然后从去其糟粕，取其精华，从而为自己量身定制一套属于自己的效率系统。

一旦把这套系统的“大脑”构建完毕，也就是说形成这套系统的主要框架后，你就可以再深一步，通过效率诀窍对组成这个系统的各个部分进行因地制宜的优化。

为了帮助你构建自己的效率系统，以下有7种常用的效率系统可以供你参考：

待办事项清单（To-Do List）：这是最简单的一种效率系统，也是其它多种效率框架的基础。细分而言，它还可以分为多种类型，包括“必做事项清单”或者著名的“艾维·李方法”（Ivy Lee Mothod，即每晚入睡前按重要性依次写下明天要做的最多六项任务，第一项任务没完成绝对不做第二项任务）。7个习惯：这套效率系统基于史蒂芬·柯维（Steven Covey）著作的《成功人士的7个习惯》一书而来，主要是关于思考我们将如何改变工作和生活**，你也可以通过这篇文章详细了解这套生产力系统。把事情做完（Getting Things Done，GTD）：这套效率系统是基于戴维·艾伦著作的《搞定：无压工作的艺术》一书而来。如果你想了解这套效率系统的工作原理，你可以参考这篇文章。轻松搞定（Zen to Done，ZTD）：这套效率系统是基于效率专家莱奥·巴波塔（Leo Babauta）著作的《轻松搞定ZTD：终极简单的效率系统》一书而来。ZTD是基于GTD而形成的，但其关注的是行为习惯，而不是这个效率系统本身。看板（Kanban）：“看板”来源于日语词汇。它是一套视觉效率系统，通过敏捷项目**框架普及开来，特别适合团队协作。如果你想了解这套效率系统的工作原理，你可以参考这篇文章。坚持到底（Don’t Break the Chain）：这套方法是美国著名单人脱口秀喜剧演员杰瑞·宋飞（Jerry Seinfeld）提出的，是非常简单的效率系统之一。番茄工作法（The Pomodoro Technique）：这套效率系统源自弗朗切斯科·齐立罗（Francesco Cirillo）著作的《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》一书而来。这套系统的工作原理是把番茄时间设为25分钟，中途专注工作，不允许做任何其它无关的事情，直到番茄时钟响起

花一点时间了解上述7种效率系统，特别是其工作原理。接着，你的主要任务就是取其精华，然后形成自己的一套系统。至于什么是精华，这个问题因人而异，必须由你自己去决定。

不过，你仍然可以参考以下高效效率系统的6个主要特征：

简单易学：如果这套系统你研究了一个小时还没上手的，那就不太适合。设置简便：设置自己的这套系统，应该只需要花几分钟，而不是多少个小时。无需过**护：这套系统可以协助你高效工作，同时使用这套系统只会占用你很少的时间。适应你的工作**：好的效率系统，可以支持你的工作习惯和**，而不是让你去配合这套系统。适应能力强：它还应该可以根据不同使用人的不同工作**，进行适当性**。比如，可以根据自己的需求爱好，添加不同的效率诀窍。协作简便：这套系统应该可以兼容多人甚至上千人同时使用。三、加入效率诀窍

构建自己的效率系统后，你就可以开始考虑更深层次的东西，并在系统中加入一些效率诀窍和规则。你可以将这套效率系统设想为电脑或手机系统，而效率诀窍就可以理解为电脑系统中的软件或者手机系统中的App应用。

效率诀窍应该充分利用你的操作系统，从而让你的工作体验更加友好。

以下这九个效率诀窍，是我自己喜欢的，希望对你有所启发。你也可以根据自己的习惯和需求，找到适合你的效率诀窍。

两分钟法则：如果你能够在两分钟内完成某件事情，那自己就立即做。不要让别人去做，也不要在待办事项清单上写下这项任务，因为你做这些事情所耗费的时间，都有可能不止两分钟。然而，如果两分钟内无法完成的事，你就应该开始做。你可以把它设置成你的待办事项（并把它切分为若干项子任务），然后通过你做一系列两分钟内能完成的事情而**的动力，依次完成这些子任务。番茄工作法：这个**也可以用作效率诀窍，但前提是只在一天中的某个时段使用。我自己是每天早上使用这项诀窍，首先要花两小节番茄工作时间段专注写作，然后再做其他的事情。如果运用正确合理的话，这将是一项非常高效的时间管理诀窍。飞行**：在专注某项工作时，开启手机的飞行**。此外，你还可以给自己设定一些自动化规则。比如，每天早上九点至十一点自动开启手机的飞行**。关闭所有推送通知：关闭手机、平板电脑以及电脑的所有推送通知。二八定律：在前文的照片整理任务重，我已经使用了这项诀窍。值得注意的是，永远要关注能够带来80%结果的那20%。**捆绑（Temptation Bundling）：如果遇到不太感兴趣的任务，你可以尝试将它与你喜欢的任务进行捆绑。比如，当你给客户发说明邮件时，你可以打开播放器，收听自己喜欢的音乐。批处理（Batching）：顾名思义，批处理就是把同类型的任务进行批量处理，从而你可以保证用同样的心态高效完成任务，并且不**你的工作流，比如给不同的人发邮件或打电话，或者处理相关的数字表格等。帕金森定律（ Parkinson’s Law）：主动“**”自己的空余时间，从而**自己更快速地完成某项任务。选择在周末计划自己的工作：在每周星期天的时候规划自己下一周的工作，可以把接下来要做的事情写在邮件里，并把这封邮件发给自己，这样它就可以每天提醒你执行相关工作。四、找到真正要解决的问题

下一步，就涉及到真正的高效时间管理，即找到自己真正要解决的问题。即便删掉了不能帮你达成目标的任务，你仍然还有许多要完成的任务。但这些任务的权重并不是相同的。

你必须要根据任务的重要性和紧急性来进行评估，从而找到既重要又紧急的任务，这些任务就是我所谓的“真正要解决的任务”。

找到真正要解决的任务，你可以借助艾森豪威尔矩阵，把所有的任务都列在下图中的四个象限内。

艾森豪威尔矩阵的优点在于，它可以适用于宏观的效率方案。比如，我这一周应该怎么做？当然，它同时也适用于日常的细小任务。比如，我今天应该做什么？

紧急又重要的任务，你必须要积极主动地去对待，同时它们还可以助你实现**的远大目标任务。比如：

上司发送给你的有关你所负责项目的邮件；打电话给大客户，从而拿下一笔销售订单；写一篇文章，并且在网络上发表。

同时，紧急但不重要的事情，也会对你的目标实现产生影响，但这些事情基本都是整个**的一小部分。

每天早上（甚至前一天晚上），你可以借助艾森豪威尔矩阵，让自己意识到哪些任务对你实现目标起重要作用，哪些任务的影响力又比较小，从而找到自己接下来这一天的工作重点。

五、高效地授权

这一步，是构建自己的效率系统中最难的一步，即如何高效地授权。

如果授权不当的话，你可能会因此特别沮丧，不仅工作完成**不高，还有可能根本无法按时完成相关任务。在过去的自身**中，我总结了如下5个高效授权的方法，希望对你有用：

授权给对的人：要确保被授权对象拥有必要的技能和能力。提供清晰的指导：按步骤写下被授权任务的指导说明，要做到尽可能详尽。对于某些任务，比如数据输入，我通常还会借助Recordit这个软件，亲身示范并录屏给被授权对象以供参考。明确结果：你对被授权任务的期待和要求，要尽可能详尽地告知被授权对象。比如，成功完成这项任务的考核**是什么？这项任务的截止完成时间是什么时候？主动澄清确认：在被授权对象阅读或浏览相关指导说明后，主动问他们，是否有不明白的内容，并且在必要的情况下更详尽地解释（如果必要的话，还可以重写指导说明）。反向再次确认：最后一步，则必须要求被授权对象重述相关期待和要求，让他们通过理解并用自己的话重述这项任务是什么，从而确保他们充分理解了这项被授权任务。如果他们理解不正确的，则需要你再次解释或说明。

原标题：How to Build Your Own Productivity System

作者：Dan Silvestre

原文链接：https://medium.com/swlh/how-to-build-your-own-productivity-system-445a51b89c12

译者：井岛俊一

来源：https://36kr.com/p/5200596

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