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　　# 01

　　

　　

　　我能想到写这个话题，是因为团队加入了新人童童，他之前在其他律所待过一年多。专业基础还是过硬努力的，但是还有很多小细节需要调整。

　　

　　

　　前两天，我让她给我常年的法律顾问单位写了一份报告，然后修改了第三稿和第四稿。中间的沟通过程对我来说也是一个小考验，但最终还是圆满解决了。

　　

　　

　　我团队的所有文件都过不了我，绝对不可能给客户。

　　

　　

　　这份报告是我的咨询单位发给他的甲方的，因为他们之前签订的合同没有履行，他们想和甲方协商续签合同。

　　

　　

　　童童的报告直接分为三个部分，项目概况、项目存在的问题和解决方案.看起来结构很清晰。

　　

　　

　　但因为童童是律师，也只有律师，只有律师的单线思维模式，她写的不是想续约的报告，而是律师想证明对方有罪的意见。

　　

　　

　　她的问题是，她完全忘记了公文写作的三个基本原则：以谁的口吻写的，写给谁看的，和发文的目的到底是什么。。

　　

　　

　　比如第一区。 　　

　　

　　在项目概述中，她直接列出了项目完成的过程，甚至直接提取了过程中很多文件的名称，看起来像是一个目录，但实际上甲乙双方对项目都非常了解，没有必要列出这样的目录，容易导致阅读障碍。

　　

　　

　　另一个例子是第二部分。 　　

　　

　　在项目存在的问题中，她直接列举了项目无法实施的事实。到了某一年，我们停工了，然后又不开工，造成了损失。可是没有提到关闭的原因是什么，是谁造成的。事实双方都清楚，重点是划分责任，看看谁该负责，后续该怎么做？

　　

　　

　　在第三. 　　

　　

　　在解决方案中，她竟然写道“综上所述，我们公司给你的解决方案如下，请你公司配合。”这封信是以乙方的口吻写给甲方的，说白了，乙方想通过这份文件向甲方请求合作。

　　

　　

　　如果不是以律师的口吻写给你的咨询单位，怎么可能像律师提案一样只写“如下给出你的解决方案”？不是别人来求你指点。这样的语气会直接引起对方的反感。

　　

　　

　　所以公文写作的第一项是看它是用谁的语气写的。 　　

　　

　　就像很多公司的公文，如果用自己的语气写，更适合自己的情况；如果是帮领导写演讲稿，会更坚定更权威。

　　

　　

　　比如你需要其他部门的配合，可以从自己的水平角度来写，就是“这件事我一个人做不完，希望你们部门配合。”如果领导安排工作，就是：“你们部门会尽快配合处理此事。”

　　

　　

　　

　　

　　# 02

　　

　　

　　第二,这不仅取决于是谁写的，还取决于官方文件是为谁写的。 　　

　　

　　如果像童童这样的正式文件是乙方写给甲方的，那么首先,把项目进行中的文件全部列出来是没有意义的，因为甲方本身就是参与者，他对流程太了解了，所以这部分可以通过。

　　

　　

　　第二部分 　　

　　

　　项目问题

　　

的分析里，就要适当加入对甲方责任的分析，指出甲方不合理的地方，因为如果甲方在项目中没有任何过错，人家怎么可能同意跟你再续签合同，不找你的麻烦就不错了。

　　

可是 用语又不能太强硬，否则容易引起甲方反感，毕竟双方间的地位并不那么的完全对等。

　　

那我就会使用一些“贵我双方虽签订合同，但该合同一直因各种原因未能履行”的语句，不说是对方原因，而是各种原因，但是在分析原因的时候隐含地说一些“因贵司所提供施工场所不具有合同约定的施工条件”这样的话。

　　

甲方自己当然知道为什么场所不具有合同约定的施工条件，他知道自己有问题，但是如果直接说“该施工未能完成，完全是贵司提供的场所不达标导致的”，看上去就带着很大的怨气了。

　　

在提出解决方案的时候也会说一些“望贵司对我司的呈请慎重考虑，并尽快回复为盼。以便双方尽快展开友好合作，避免因合作无法达成，致使双方损失继续扩大。”这样看上去带着你不答应我损失就会扩大的“威胁”，但是我又是柔声细语地恳请你同意的话。

　　

要根据看的人与自己之间的地位选择恰当的用语，所以一般公司里给领导或者上级部门看的请示报告，角度就要尊敬，用语里会有 “请审阅”“望同意” 之类的；

　　

但如果是给自己的下级部门发文，就带有一些命令式的用语，比如 “请速办理”“尽速执行”“慎重处理” 之类的；

　　

而如果是一些平级的外部公司，就是一些 “望贵司重视”“望贵司尽速回复” 这样的话。

　　

　　

# 03

　　

除了看是谁写的、给谁看，公文还承载着一个重要的责任就是， 它要能够达成一定的目的。

　　

平时我们写日记，那个就是自己记录给自己看的，就可以写得对自己触动点，但是公文往往都承载着 说明情况、说服他人、解决问题 这样的任务。

　　

那就必须在写之前先想清楚写这个东西的任务是什么？然后通篇围绕自己的任务进行。

　　

彤彤写的这个报告，最终是要能让对方和我们的顾问单位续签合同的，所以必须看看怎么能达成这个目的。

　　

那 第一 是要哭哭穷，说这个项目没履行给自己造成了很大的损失，看对方会不会同情自己；

　　

第二 就是要说到是对方的原因造成的，这样才可能让对方愿意承担责任，出来解决这个事情；

　　

第三 就是要有隐隐的“威胁”，告诉他我的解决方案最好，不然我会通过诉讼或者其它方式解决，所以你最好同意我的办法。

　　

而且目的的表达一定要清晰明确，有一次我的顾问单位被别人侵犯了商标权，有人擅自在自己的产品上放了和他们商标近似的图案。

　　

我的顾问单位肯定第一要求是让他们赶紧把商品下架，不要再有 侵权行为 了。

　　

至于赔偿，不过是一个让他停止侵权的筹码，不是第一目的。

　　

但是他们自己发函以后，对方却没有太在意，因为他们写的是：“贵司的仿冒商标行为已经给我司造成了不菲的损失，贵司再继续侵权行为，必然给我司造成更大的损失，我司将通过法律手段要求贵司赔偿，请贵司尽快停止侵权行为并联系我司妥善处理此事。”

　　

对方看到这个还以为他们是为了要 赔偿款 ，所以联系的时候重点在，你们要多少钱啊？

　　

那这个如果是我写，就一定把目的写在最前面而且明显的地方，我会写“贵司仿冒我司商标的行为已经侵犯了我司的合法权益，请贵司尽快将商品下架销毁，停止一切侵权行为，否则我司必将采取一些合法手段维护我司权益。届时贵司不但需要停止商品销售，而且在我司明确告知之后还一意孤行进行侵权的，我司必将追责到底，也会扩大贵司的赔偿责任。”

　　

只有自己的目的清晰明确地出现在公文里，才可能实现发文的目的。

　　

　　

# 04

　　

也正是因为这些原因，所以公文写作 第一个技巧，就是不要求有多么华丽的辞藻，而且尽量用肯定句，避免使用设问句或者反问句这样的句式。

　　

比如，如果你认为这个事情没有做成是对方的原因导致的，公文写作就直接使用“此事确系贵司原因导致，望贵司谨慎处理。”而不要用类似“这难道不是由于贵司的原因造成的吗？贵司还要逃避责任吗？”或者是“请问这是谁的责任造成的呢？当然是你们的原因导致的。”

　　

因为陈述句简单明了，传达信息准确，而且不容易引起读的人的情绪反噬，但是过于华丽的表达方式就容易让内容还要混杂情绪等其它因素，不容易分辨目标，也就很难达成目标。

　　

再者，结构要清晰，要有各种小标题，而且每一段都紧紧围绕小标题去写。而小标题需要清晰明确，言简意赅地表达出准确的意图。

　　

比如同样都是表达要续签合同，彤彤的小标题是“为了维护贵、我双方长期以来友好合作关系以及共同的利益，我司认为在贵司具备合同履行条件的前提下，该协议最好继续履行。”这个标题实在是太长了，而且附加条件太多了。

　　

最后我把它改成了“为避免出现‘双输’的后果，望贵司尽快与我续签该合作协议”，因为已经通过对项目阐述说明了双方责任了，该“威胁”对方的也“威胁”过了，直接这样简单指出来后果和要求就行了。

　　

在跟彤彤的整个沟通中，还有个小插曲，就是我虽然指出了问题，但是彤彤并不觉得她的语言和我的有什么差别，因为那个是她自己写的文章，她沉浸在自己的语言习惯里，她是能完全理解自己的意思的。

　　

为了能够解决这个问题，我把小文叫了过来，因为小文不知道这个情况，所以她可以作为一个读者来直接判断，哪个用语更好。

　　

我开始问小文你看彤彤写得怎么样，小文大概是觉得不要打击新人的积极性，就说她觉得写得挺好的。我问她那你能看懂吗？她说能看懂啊。

　　

我说能看懂是吧？好，那现在把这个文件关了，你给我说说这到底是个什么事？小文直接一脸懵逼。然后我说我给你换个说法你听听看，然后小文就说出来了大概经过。

　　

这个过程也是让彤彤直观感受到了不同表达方式带来了不同的后果。

　　

　　

所以我也跟他们说了

　　

第三个技巧，判断公文写作是否达标，最简单的办法是，你写好了，找一个能跟你说实话，又对事情不清楚的人，看看他看完以后是不是能清楚地了解事实，并且知道你的发文目的，而且还愿意同意你的目的。

　　

如果这三条都能达标，那这必然是一篇好的公文了。

　　

至于各种用语的细节，和公文结构如何搭建之类的小技巧，大家喜欢看的话，欢迎给我留言，我就会继续分享啦。

　　

*作者：杨颖，律师，自2009年入行至今，每年办理很多各种类型的案件，积累了大量的经验。想要通过普法告诉大家，法律人也是有温度的。