小企业财务报销制度（公司费用报销管理流程）

第一部分 总则 

第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为采购商品支出、日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条 本制度适用公司全体员工。

第二部分  借支管理规定及借支流程

第四条 借款管理规定

（一）出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

（二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

（三）各项借款金额超过2000米应提前两天通知财务部备款。  

（四）借款销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。 

（五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第五条 借款流程

（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。

（二）审批流程：主管部门经理审核签字→财务部复核→总经理审批。

（三）财务付款：借款凭审核后的借款单财务部办理领款手续，且借款人在签收栏签字。

第三部分 商品采购报销制度及流程

公司所有商品的采购均按采购需求单内容申请采购。

第六条 采购商品报销的一般规定

（一）申请人必须取得相应的合法票据，含发票、报价单、采购订单、送货单、对方的付款资料和与供货商签订的购销合同，若为后补发票请注明发票开具类型及情况，并跟进对方及时开具发票，开具发票具体相关规定见（发票管理制度）。

（二）由申请人填写付款申请单或费用报销单，注明购买商品名称、数量和金额，金额大小写须完全一致（不得涂改），且必须附上上述的所有合法票据。

（三）财务部严格按照付款申请单付款信息支付款项，报销单严格按照谁报销谁领款原则报销。

（四）按规定的审批程序报批。

（五）所有商品采购类申请付款或报销需提前一天通知财务部，以便备款。

（六）若以上合法票据提供不齐全或不正确，财务部有权拒绝支付款项。

第七条 采购商品报销的一般流程

（一）签订合同：由直接负责部门与供货方签订正式合作合同，此合同必须提供一份给财务部备案，财务总按合同标准和内容核对采购付款需求。

（二）申请人整理报销单据并填写对应付款申请单或报销单→部门经理审核→财务会计复核→财务主管审核→总经理审批→到出纳处报销。

第四部门 日常费用报销制度及流程

日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

第八条 费用报销的一般规定

（一）报销人必须取得相应的合法票据，含发票、费用支出证明文件等凭证。

（二）填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真写，注明附件张数，金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由。

（三）财务部严格按照谁报销谁领款原则支付款项。

（四）按规定的审批程序报批。

（五）报销2000米以上需提前两天通知财务部以便备款。

（六）若以上合法票据提供不齐全或不正确，财务部有权拒绝支付款项。

第九条 费用报销的一般流程

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→财务主管审核→总经理审批→出纳处报销。

第十条 交通费报销流程

（一）员工整理交通车票（含因公公交车票），按规定填好费用报销单。

（二）审批：按日常费用审批程序审批。

（三）员工持审批后的报销单到财务部办理报销手续。

第十一条 差旅费报销管理制度

（一）办理程序

1.出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门

经理签署意见、总经理批准后方可出差。

2.出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借款单”，列明用款计划，由部门经理签字后，经财务部审核，总经理审批后方可借款。

3.出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告，并向分管负责人汇报，由分管考核结果，签署考核意见。

4.审核人员根据签有考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，按费用标准规定，经审核后方可报销差旅费。

5.凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经部门经理签署意见后方可报销。

6.出差回公司应在一星期内报账，超过一星期报销差旅费，在发月工资中扣除。

7.出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批。

（二）费用标准

总体原则：对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用，节约归己，超支不补”。

一级城市：直辖市、特别行政区、GDP大于1600亿且市区人口大于200万的城市：北京、天津、沈阳、大连、哈尔滨、济南、青岛、南京、上海、杭州、武汉、广州、深圳、香港、澳门、重庆、成都、西安（18个）

二级城市：其他副省级城市、经济特区城市、省会、苏锡二市：石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑州、合肥、无锡、苏州、宁波、福州、厦门、南昌、长沙、汕头、珠海、海口、三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌鲁木齐（25个）

其他：除一，二级城市以外的城市及城镇。

原则上一切出差不予报销招待费用（烟酒等），如情况确需招待的，要先经部门总监和总裁同意。

（三）报销办法 

1.住宿费用报销办法

1.1出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。

1.2出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。

1.3出差人员住宿费用报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方阅批官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在部门负责人允许的前提下，总经理批准，可按实报销。

1.4住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报住宿费，副总以上人员出差，可单独住宿。

2.伙食补助费报销办法

中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。

3.交通费报销办法

3.1旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时）而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车票价60%予以补助。订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书面汇报，报部门负责人批准后，方可报销。

3.2对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。

3.3出差人原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：

3.3.1出差目的地偏远，没有公共交通工具的；

3.3.2携有巨款或重要文件须确保安全的；

3.3.3带资料笨重，搬运困难或时间紧迫的；

3.3.4陪同重要客人外出的；

3.3.5执行特殊业务或夜间办事不方便的；

以上情况须请示部门负责人同意后方可报销。

3.4出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间部门负责人批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示部门负责人同意后方可报销。

4.其他

4.1在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先请示部门负责人，并经总经理签署意见后，财务部方可审核报销。

4.2出差人员应保留完整车（船）票、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。

（四）补充规定

1.两人以上出差人员，在请求部门负责人允许后，可就随行高一级人员标准执行。

2.外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，可享受食宿补助费。

第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。

（二）报销流程

1.购置申请：公司行政部根据各部门需求及库存情况购置，实际购置时填写购置申请单报总经理签批。

2.报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）和发票交财务部，按日常费用报销流程付款。

第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

（一）费用标准

1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

2.培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政部统一管理，各部门培训需求应及时报送行政部。行政部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部进行登记。

4.其他费用：根据实际需要据实支付。

（二）报销流程：

1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

2.培训费由行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第五部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程

工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等。

第十四条  工薪福利支付流程  

（一）工资支付流程：

1.每月由行政部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含试用期转正、人员变动、额度变动、扣款）转交财务部； 

2.行政部提供每月职工绩效考核表、社会保险及住房公积金等信息；

3.财务部根据绩效考核表及支付标准编制标准格式的工资表；

4.按工薪审批程序审批；

5.每月10日由财务部通过银行代发形式支付工资； 

6.每月10日员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

（二）临时工资支付流程同工资支付流程。

（三）其他福利费支出由公司行政部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务部复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

第六部分 专项支出财务报销制度及流程

第十五条 专项支出主要包括固定资产购置及软件、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。  

第十六条 固定资产及软件购置报销财务制度及流程。

（一）填写购置申请：按公司相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

（二）报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。  

（三）结账报销：

1.资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料按规定填写报销单；

2.按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 

3.财务部根据审批后的报销单付款；

4.若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第十七条  其他专项支出报销制度及流程  

（一）费用范围 

其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、办公室装修及其他专项费用）支出。

（二）财务报销流程

1.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合同，此合同必须提供一份给财务部备案，因此类费用一般金额较大，需提前知会财务部备款。

2.付款流程：

（1）由经办人整理发票行等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；

（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批；

（3）财务总根据审批后的报销单金额付款；

（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第七部分 报销时间的具体规定

第十八条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

1.财务报销：公司财务部每周一、三、五上午下班之前为收报销单据截止时间，如果提交报销单据超时，如无特殊原因，财务一律自动转下一次报销日报销。

第八部分 附则

第十九条 本制度经总经理审批通过后生效。

第二十条 本制度自颁发即日起生效并执行。

发票收据管理制度

第一条 为了进一步规范我公司经济活动，加强财务监督和管理，根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定，结合我公司实际情况，特制定本制度。

第二条 适用范围：适用于******有限公司及关联公司。

第三条 发票的领购、缴销、保管

1、公司所有发票由财务管理部按规定统一向税务部门购买，财务管理部按税务部门要求对发票进行管理。

2、公司所用发票由财务管理部专门人员保管并建立完整的发票登记表，详细登记各种发票购买、使用和结存情况，详见（附件1）。

3、已缴销的发票，按会计档案管理规定进行保管。

4、若发票丢失，则由经办人承担造成的一切经济损失（不仅限于税务罚款）。

第四条 发票的开具

1、当客户提出开票要求时，对于已收款的，需由业务总监、风控总监确认该业务各项担保条件是否已全部落实，复核客户资料信息是否完备无误，并帮助判断该客户是否具有开票的必要性，方予开票。对于未收款的，则需由公司业务经办人填写《发票、收据开具申请单》（附件2），经公司总经理审批后交财务管理部开票人员开具发票。

2、已开好的发票，经业务经办人复核无误后，在《发票签收单》（附件3）上签字领取发票，业务经办人交发票给客户时必须让客户在发票复印件上签收发票原件（如：在发票复印件上写上“已收到该发票原件”等字样并签名盖章确认），然后由业务经办人将有客户签收字样的复印件交还给财务管理部开票员，开票员在《发票登记表》上注明已签回复印件及日期，并集中保管已签回来的发票复印件，以备需时查核。

3、如在开票之前已开具收据给客户的，业务经办人在交发票给客户时，必须将原已开具给客户的收据收回交还财务管理部开票员，开票员须在《发票登记表》上注明已收回收据，以免造成收费凭证的重复，引起不必要的纠纷。

4、发票填写规定：开发票时，应按发票流水号逐份填开，并加盖公司发票专用章；各项内容应填写清晰、真实、完整，包括客户名称、证件信息、开票业务、金额；作废的发票完整保存，任何人不得私自撕毁，并按要求在发票右上角注明“作废”字样，开票员须于次月10日前前往税局进行缴销后妥善保管。

5、发票仅限于在公司指定电脑开具, 不得携带空白发票异地开具；严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖本公司发票。

第五条 采购商品取得的所有发票

1、职责

1.1 申请采购部门负责催收取得采购商品的发票，及登记移交给财务部。

1.2 财务部负责接收采购部及关联单位移交的发票，并进行认证、入账处理及核对。

2、规定

2.1 申请采购部门对所采购的所有商品，原则上必须全部取得增值税专用发票，并审核发票如下内容：

2.2 购货单位、销货单位的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号是否填写完整、正确；

2.3 发票上的购货单位与我方付款单位名称、账号一致；

2.4 发票与实际采购商品品名、规格、数量、单价、金额、供货厂家一致；

2.5 发票填写内容是否打印清晰；

2.6 是否包括发票联和抵扣联；

2.7 是否附有清单；所附清单的是否有两份；清单上的销售额与发票上的不含税销售额是否相符；

2.8 是否盖有销售单位的发票专用章，盖章是否清晰；

2.9 发票金额与实际采购商品名称、入库清单必须一致；

2.10 签收发票有不符合以上任一条的，采购部门应立即将问题发票予以退回给供应商，并要求供应商限期重新工具发票，否则财务做退票和不予付款处理。

第六 收据管理

收据视同发票管理。

附 则

1、本制度由财务管理部编制、解释、修订。

2、本制度自发布之日起实施，在此之前下发的与本制度相冲突的其他管理制度同时废止。

附件：1、发票、收据登记簿

2、发票、收据开具申请单

3、发 票 签 收 单

固定资产管理制度

为了加强公司固定资产管理，明确部门及员工的职责，现结合公司实际，特制定本制度。  

一、 固定资产的标准

固定资产是指使用价值在一年以上，单位价值在2000米以上（含2000米）的并且是由公司统一购买的有形资产，包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅、文件柜、沙发等办公家具、电脑、服务器、通讯工具、传真机、打印机、扫描仪、空调、室内装饰品等。    

二、 固定资产的管理部门 

根据内部控制制度，固定资产由人事行政部对办公家具及设备进行管理；由网管对计算机设备进行管理。

各具体管理部门应： 

1、设置固定资产实物台帐，建立固定资产卡片。   

2、对固定资产进行统一分类编号。

3、对固定资产的使用落实到使用人，使用人对自用资产进行管理（对部门共有资产落实到部门负责人）。 

三、 固定资产核算部门 

1、财务部为公司固定资产的核算部门

2、财务部设置固定资产总帐及明细分类帐

3、财务部对固定资产的增减变动及时进行帐务处理 

4、财务部会同固定资产管理部门对固定资产每年进行一次盘点，做到帐实相符，保持帐、物、卡一致。

四、固定资产的购置

1、各部门需购置固定资产，需填写“固定资产购置申请单”（格式后附1），报部门经理、固定资产管理部门、财务部及总经理批准，经批准后，由采购部门安排专人负责采购，在此表中应详细填写固定资产名称、规格、型号、申请部门、使用人及申请原因，并且至少提供三家供货厂商报价比对以备合理采购。

2、固定资产收到后，由固定资产管理部门负责验收，并填写“固定资产验收清单”（格式后附2）一式三份，在验收清单中应详细填写固定资产名称、规格型号、金额、供货厂商，并同时对固定资产进行编号。一份由使用部门留存，一份交财务部进行相应的账务处理，一份交资产管理部门填写固定资产卡片，更新台帐，落实使用责任人。

五、固定资产的转移

1、固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨，需填写“固定资产转移申请单”一式四联（格式后付3），送移入部门签字，确认后交固定资产管理部门，第一联由管理部门留存，更新固定资产卡片，第二联送交财务部门，第三联送交移入部门，第四联送交移出部门。将固定资产转移单交固定资产管理部门办理转移登记。

六、固定资产的出售

固定资产使用部门应将闲置的固定资产告知管理部门，管理部门拟定处理意见后，按以下执行：

1、固定资产如需出售处理，需由固定资产管理部门提出申请，填写“固定资产出售申请表”（格式后附4）

2、列出准备出售的固定资产明细，注明出售处理原因，出售金额，报部门经理、资产管理部门、财务部和总经理审批。

3、固定资产出售申请经批准后，固定资产管理部门对该固定资产进行处置，并对固定资产卡片登记出售日期，台账做固定资产减少。

4、财务部根据已经批准的出售申请表，开具发票及收款，并对固定资产进行相应的账务处理。

七、固定资产的报废

1、当固定资产严重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资产报废申请”（格式后附5），交固定资产管理部门报部门经理、资产管理部门、财务部和总经理审批。

2、经批准后，固定资产管理部门对实物进行处理。处理后对台账及固定资产卡片进行更新，并将处理结果书面通知财务总。

3、财务部依据总经理批准的固定资产报废申请表和实物处理结果，进行账务处理。

八、固定资产编号

固定资产编号自用之前编号规则编号。

附表1：固定资产购置申请单

附表2：固定资产验收单

附表3：固定资产转移申请单

附表4：固定资产出售申请表

附表5：固定资产报废申请单

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